Bí quyết giúp chuyên nghiệp hóa e-mail doanh nghiệp của bạn

1. E-mail doanh nghiệp là gì?

E-mail doanh nghiệp là một dịch vụ e-mail theo tên miền riêng của khách hàng, mục đích là để phục vụ việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp. Quản lý tập trung với tên miền riêng sẽ tạo nên sự tin cậy cho đối tác, quản lý nội dung e-mail, dung lượng lớn và chống spam hiệu quả.

E-mail doanh nghiệp có thể là tên miền miễn phí hoặc tên miền có phí. Tên miền miễn phí thường không thể hiện được tính chuyên nghiệp (trong một số trường hợp) như tên miền có phí vì đuôi e-mail thường có dạng là tên miền của nhà cung cấp. E-mail doanh nghiệp thường được các nhân viên, người đại diện công ty sử dụng như là bộ mặt của công ty nên được đánh giá thể hiện được tính chuyên nghiệp.

2. Tại sao e-mail doanh nghiệp lại quan trọng?

E-mail doanh nghiệp được xem là bộ mặt của công ty.

– Xây dựng một thương hiệu giá rẻ: Việc có tên công ty của bạn trong địa chỉ e-mail (ví dụ như hotro@matbao.com, kinhdoanh@matbao.com) là cách siêu đơn giản để đưa thương hiệu của bạn đến với mọi người bằng các e-mail gửi đi.

– Mức độ tin cậy tức thì: Khi nhìn thấy những địa chỉ e-mail thể hiện được sự nghiêm túc, chuyên nghiệp thì tất nhiên khách hàng cũng sẽ coi trọng hơn việc mở e-mail đó cũng như coi trọng dịch vụ kinh doanh của bạn.

– Nỗ lực tối thiểu: Việc sở hữu một e-mail có tên thương hiệu một cách dễ dàng và rẻ hơn là bạn nghĩ rất nhiều. Các hoạt động thương thảo, trao đổi khách hàng…cũng sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

– Kết nối tên miền hoàn hảo: E-mail thương hiệu chính là đối tác hoàn hảo trong việc kết nối với tên miền để có được những lợi ích như mong muốn. Ngoài ra, e-mail doanh nghiệp còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực khác như quản lý công việc của nhân viên hiệu quả, kiểm tra và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết, có thể kết hợp để gửi các thư quảng cáo, e-mail marketing của doanh nghiệp…

3. Làm sao để chuyên nghiệp hóa e-mail doanh nghiệp của bạn?

Sử dụng chuyển tiếp e-mail

Hầu hết các nhà cung cấp tên miền đều bao gồm tùy chọn để tạo e-mail doanh nghiệp được liên kết với tên miền đó và chuyển tiếp nó đến tài khoản bạn hiện đang sử dụng. Thế nên bằng cách này, bạn có thể quản lý tất cả e-mail của mình ở một nơi mà không cần thêm tài khoản cung cấp khác.

Chuyển tiếp e-mail doanh nghiệp được liên kết với nhà cung cấp miền của bạn.

Lựa chọn quản lý dịch vụ e-mail 

Nhiều nhà đăng ký tên miền và nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web cũng cung cấp dịch vụ lưu trữ e-mail với một khoản phí nhỏ hoặc thậm chí được bao gồm trong giá đăng ký. Không giống như việc chuyển tiếp e-mail, thư được "đẩy" từ nền tảng này sang nền tảng khác (ví dụ như email@yourname.com đến tài khoản Gmail), e-mail được quản lý lưu trữ chúng trên cùng một máy chủ. Quản lý lưu trữ e-mail cho phép bạn giữ tất cả dịch vụ e-mail và tên miền của bạn ở một nơi cũng như tận dụng sự hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp đó. 

Xem xét ưu đãi Suite

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần nhiều hơn chỉ là e-mail thì bạn nên đầu tư vào một gói ứng dụng nào đó. Chẳng hạn như các bộ ứng dụng văn phòng như GSuite từ Google và Office 365 của Microsoft là nền tảng phổ biến được sử dụng để giúp các doanh nghiệp ở nhiều quy mô lớn nhỏ khác nhau. 

Tùy theo điều kiện mà bạn có thể mua chúng dưới dạng gói hoàn chỉnh hoặc thêm các tính năng riêng biệt khi cần.

Bên cạnh những chức năng e-mail doanh nghiệp thông thường, các nhà cung cấp này còn hỗ trợ những công cụ kinh doanh như lịch, tài liệu được chia sẻ, công cụ xã hội/ trò chuyện, hội nghị truyền hình và lưu trữ trực tuyến. Chưa hết, bộ ứng dụng này còn cho phép tạo địa chỉ e-mail không giới hạn, đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị khác nhau, và cung cấp thêm các cài đặt bảo mật và bộ nhớ cho dữ liệu của công ty bạn.

Chúc bạn thành công!

Mắt Bão